Para una persona que quiere mejorar su gestión del tiempo no hay peor traba que un jefe desorganizado/a. Antes de tomar acción, te sugiero comprobar las causas de su desorganización:
- Observa el tipo de desorganización que predomina en él/ella para escoger las tácticas adecuadas. ¿Es de las personas que cambia de parecer a cada momento, de las que postergan todas las decisiones hasta el último segundo, de las que se olvidan de todo o es, literalmente, un disparo al aire?
- Analiza el contexto organizacional para definir si la desorganización depende de él/ella o más bien es igualmente víctima de una desorganización más grande. ¿El negocio se desenvuelve en un entorno de gran competitividad y/o exige gran innovación y cambios, los directivos tienden a cambiar de ideas todo el tiempo, se trata de una empresa desorganizada?
Una vez analizado el caso podrás elegir las mejores técnicas para lidiar con un jefe desorganizado. Entre ellas tenemos:
- Hazle saber cómo su “forma de trabajo” impacta en tu productividad y, sobretodo, qué “pequeños cambios” podrían ayudarte. De esta manera canalizará su esfuerzo en la dirección que más te ayude.
- Cuando te pida muchas cosas a la vez, pregúntale el orden de prioridad. Esto no solo le hará ver tu exceso de trabajo sino que asegurará que tu esfuerzo esté alineado con sus necesidades más apremiantes.
- Pregunta “por qué o para qué”. Conociendo el fondo del asunto podrás sugerir maneras más rápidas de hacer las cosas o recordarle otros asuntos de mayor prioridad.
- Avísale con tiempo cuando te vas a retirar y pregúntale si hay algún cambio o urgencia para la agenda del día siguiente. Esto le ayudará a recordar cualquier tema que haya olvidado comunicarte y se evitarán los “cambios” de último minuto.
- Dale pocas opciones para decidir y bien sustentadas; en especial si es de las personas a las que le cuesta tomar decisiones.
- Pídele las cosas con anticipación y recuérdale sus pendientes. No puedes asumir que recordará lo que le dices. Puedes probar sistemas que le acomoden como invitaciones y recordatorios por Outlook, whatsapp, post-its, entre otros.
- Empaqueta la información. Mejor un email con todos los pendientes que varios emails separados, mejor un folder con todos los documentos para la firma que varios documentos sueltos.
- Prepara bien tus comunicaciones escritas o verbales para ponerlo en contexto y rápidamente llevarlo al punto donde quieres llegar. Muchas personas desordenadas tienden a vivir apuradas y tener baja habilidad de escuchar.
- Resalta lo importante para ayudar a que se enfoque. Puedes usar colores, negritas, post-its y otras tácticas que ayudan a enfocar la atención en aquello más relevante.
- Finalmente, aprende a poner límites. Un jefe desordenado puede ser insaciable cuando se trata de horas de trabajo. Recuérdale que debes de salir a cierta hora para recoger a tus hijos, ir a clases, entrenar, llevar a tu madre a su rehabilitación o cualquier otra “obligación” que tengas.
Recuerda que si bien tú solo puedes cambiar aquello que está bajo tu control, elegir las tácticas correctas para influenciar en otros te puede traer excelentes resultados.
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